Cahyo khoirul latieb: Bagian-bagian Surat, dan Bentuk-bentuk Surat

Bagian-bagian Surat

Setiap surat mempunyai bagian-bagian dan masing-masing bagian itu mempunyai kegunaan tertentu. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung dari bentuk surat yang dipakai. Pada surat resmi ( bisnis ), bagian-bagiannya, adalah sebagai berikut :

a. Kepala surat ( kop ).
b. Nomor surat ( nomor verbal ).
c. Tanggal, bulan, tahun surat.
d. Lampiran.
e. Hal atau perihal.
f. Alamat surat ( alamat dalam ).
g. Salam pembuka ( salutasi ).
h. Isi surat ( tubuh surat ).
i. Salam penutup.
j. Nama organisasi / perusahaan.
k. Nama terang dan tanda tangan penanggung jawab surat.
l. Tembusan.
m. Inisial / kaki surat.

3. Bentuk-bentuk Surat

Sebelum membahas berbagai bentuk surat, ada baiknya mengetahui lebih dahulu apa itu bentuk surat. Yang dimaksud dengan bentuk surat ialah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Masing-masing bagian itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan perannya, terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut. Ada berbagai bentuk surat, yang satu sama lain berbeda pemakaiannya sesuai dengan kebiasaan instansi atau gaya masyarakat tertentu.

Pada dasarnya hanya dua bentuk surat yang dapat dibedakan secara tajam, sedangkan bentuk-bentuk lainnya sekedar variasi-variasi yang merupakan modifikasi dari kedua bentuk utama tersebut.

Kedua bentuk utama itu adalah bentuk lurus atau bentuk balok ( block style ) dan bentuk lekuk atau bentuk bergerigi ( indenteed style ). Sedangkan variannya yang berdiri di antara keduanya ialah bentuk setengah lurus atau bentuk setengah balok ( semi block style ).

Selain itu masih ada bentuk lurus penuh ( full block style ), dan bentuk surat dinas / resmi ( official style ).

Bentuk-bentuk surat tersebut sebenarnya adalah model / bentuk surat Eropa dan Amerika. Bentuk lekuk ( indenteed style ) adalah model Eropa lama, bentuk lurus ( block style ) adalah model Amerika, sedang bentuk setengah lurus ( semi block style ) adalah model Eropa baru.

Keterangan bentuk surat :
a. Kepala surat ( kop surat ).
b. Nomor surat.
c. Tanggal.
d. Alamat yang dituju.
e. Hal atau perihal.
f. Salam pembuka.
g. Pembuka surat.
h. Isi surat.
i. Penutup surat.
j. Salam penutup.
k. Nama perusahaan.
l. Nama penanda tangan surat.
m. Nama jabatan.
n. Lampiran.
o. Tembusan = tindisan.
p. Singkatan nama = inisial.

Untuk jelasnya, lihat contoh-contoh bentuk surat, berikut :

Full Block Style